Eduardo J. Martínez es el director de operaciones de Pompas Fúnebres de Arosa y experto en tanatopraxia, lo que le ha permitido tener un conocimiento amplio sobre el sector y su gestión diaria. Fruto de esa experiencia, se dio cuenta de que, a la hora de gestionar las funerarias, no había ninguna herramienta que permitiese registrar y analizar las labores diarias. Así nacía Gesmemori, una aplicación de gestión especializada en el negocio funerario que permite gestionar recursos, analizar información en tiempo real y proporcionar a los clientes un servicio rápido, eficiente y personalizado. Hablamos con él para conocer de primera mano en qué consiste y qué posibilidades ofrece esta aplicación.
¿Cómo nace la idea de crear Gesmemori?
Nace en 2009 con el fin de gestionar mi propia funeraria. Desde entonces hemos ido evolucionando y hemos visto que, además de a la nuestra, podía ayudar a muchas otras funerarias. De hecho, la experiencia nos dice que todo el que prueba Gesmemori queda encantado, porque no hay ningún otro sistema que sirva para gestionar el 100% de la funeraria: desde la gestión del servicio, el control de flotas o el control de mantenimiento de los tanatorios y los recursos humanos.
«Con Gesmemori se realiza el control de todo el servicio, desde que nos llaman hasta que enterramos, que es lo que todos los funerarios echamos en falta»
¿Cómo es el sistema y cómo ha evolucionado?
Cuando comenzamos lo hicimos a través de una programación muy básica, pero tras desarrollarla decidimos contratar a un equipo de ingenieros informáticos con quienes hemos conseguido llevar a cabo una aplicación muy estable y segura.
En este ámbito, el de la seguridad, trabajamos con personas como Lorenzo Martínez (Securízame), informáticos especializados en seguridad; y con empresas como Infonet. Tenemos, además, servidores en A Coruña y Madrid y trabajamos siempre con dos certificados digitales de seguridad para poder acceder a la herramienta.
¿Qué soluciones aporta Gesmemori?
Tenemos el control de todo el servicio, desde que nos llaman hasta que enterramos e incluso después del entierro podemos seguir controlando las gestiones legales, que es lo que todos los funerarios echamos en falta, Hasta que la creamos no podíamos tener un control de seguimiento estricto: quién hace cada tarea y cuándo lo hace. Algo muy importante, porque estamos hablando, por ejemplo, de quién se encarga de llevar el certificado médico al registro civil, quién lleva qué documentación o qué tareas hay asignadas a cada trabajador en función de su puesto de trabajo.
En flota, otra parte muy importante en la gestión, podemos saber quién ha limpiado el coche o qué conductor ha realizado cada servicio. Todo ello era una necesidad que habíamos percibido, la de poder llevar un control parametrizado de cada ejecución.
¿Necesita una implementación muy compleja?
No. Está adaptada a la norma ISO 9001 y la UNE 15017, que es la específica del sector y cumplimos todos los parámetros lógicos de una defunción: se empieza abriendo un expediente cuando recibimos la llamada, se cumplimenta con todos los datos (quien llama, quien ha fallecido, su parentesco, el lugar de entierro…).
Lo que sí es un poco más compleja es la configuración inicial, porque podemos adaptarla al sistema de trabajo de cada funeraria (por ejemplo, lo que yo llamo porteador en otra funeraria quizá sea un cargador), o cambiar las tareas asignadas al personal, que es lo que cuesta un poco más entender, sobre todo a nosotros, los desarrolladores, el conocer cómo trabaja cada funerario. Para resolverlo lo que hacemos es una auditoría previa en la que replicamos cómo trabaja cada empresa para adaptar el sistema.
¿Hasta qué nivel llega esa personalización?
Tenemos tres niveles, en el estándar se puede personalizar mucho a nivel de diseño, imagen corporativa o esquelas. Si lo que se quiere es cambiar el sistema de trabajo integrado lo que haríamos es una aplicación a medida, pero ya no sería Gesmemori.
«Nos preocupa mucho la seguridad, por eso hemos invertido en tener a los mejores expertos en seguridad informática»
El sistema que desarrollan también lo aplican en su funeraria, ¿Cómo es esa retroalimentación?
Intensa, porque puedes detectar de primera mano los errores o buscar modificaciones. Además, tenemos la suerte de que ya hay muchas personas trabajando con el sistema en distintos puntos de España, por lo que nos llegan muchas aportaciones. Además, todas las modificaciones que hacemos en base a sus peticiones, que vemos que tienen una cierta lógica, nos comprometemos a implementarlas sin coste alguno.
¿Tienen algún parámetro para medir la productividad?
Sí, tenemos un panel de estadística que mide la productividad de los trabajadores o de los equipos, y además hay una sección en la que medimos las horas de trabajo.
También disponemos de estadísticas gracias a las cuales podemos comprobar cuándo se necesita más personal. Por ejemplo, en el caso de nuestra funeraria, de martes a jueves necesitamos menos personal de noche que de viernes a lunes, porque nuestro porcentaje de servicios en esos tramos es siempre menor el fin de semana, y sabemos que nunca estamos por encima del 30% de servicios nocturnos, con lo cual tenemos que adaptar los recursos humanos al horario diurno.
Cada funeraria tiene sus particularidades, y en la otra punta de la estadística está uno de nuestros clientes, que gracias a nuestro sistema comprobó que el 70% de sus servicios eran nocturnos, por lo que pudo adaptar sus recursos humanos al horario diurno.
Hasta qué punto es importante la seguridad en este proyecto.
Es algo que nos preocupa mucho, por eso hemos invertido en tener a los mejores expertos en seguridad informática y tenemos un sistema de copias de seguridad en que todo lo que tenemos en A Coruña se replica en Madrid, pero siempre cifrado. Además, sometemos al sistema cada año a una auditoría de seguridad con una empresa en la que cinco informáticos tratan de romper nuestra seguridad. Como dato, en la última intervención ni siquiera fueron capaces de llegar al servidor.
¿Hay algún sistema similar al suyo en el mercado?
Aunque hay varias aplicaciones, ninguna de ellas ofrece la gestión integral de todos los servicios de una funeraria. También me gustaría resaltar que trabajamos con partners: Vivo Recuerdo, Sateliun y Viafirma ya están integrados en nuestro sistema, y en breve daremos el salto a la gestión de cementerios.
Gesmemori es la aplicación de gestión especializada en el negocio funerario. Entre las múltiples funciones que desarrolla se encuentra la gestión de expedientes (tramitación, contrataciones, editor visual de esquelas, control de servicio); control de visitas (lleva un control de las visitas realizadas a las salas velatorias); control de asistencias (acceso al control de datos, documentación recibida del sepelio); documentación de la empresa (íntegro gestor documental para una administración eficaz); gestión económica (control de gastos, de proveedores y acreedores, tasas, impuestos); firma digital de documentación (integración de la firma digital a la documentación generada).
Está disponible en tres planes (básica, premium y total) para adaptarse lo máximo a las necesidades de cada funeraria. Más información en gesmemori.com
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